Controle de estoque em loja é uma coisa razoavelmente simples: entra mercadoria, sai venda, o saldo é a diferença. Em assistência técnica a peça faz um caminho mais longo, e é nesse caminho que o controle costuma arrebentar.
A peça chega do fornecedor, fica um tempo na prateleira, é separada para um serviço específico, e termina dentro do equipamento de um cliente. Quatro momentos. A maioria dos controles registra bem o primeiro e nenhum dos outros três.
O que se perde quando só a entrada é registrada
Se o único registro confiável é a compra, você consegue responder quanto gastou e não consegue responder mais nada.
Quanto daquele lote ainda existe? Depende de contar. Em qual equipamento cada unidade foi parar? Ninguém sabe. Aquele rolamento que você trocou em janeiro, dentro da garantia, era do lote que veio com defeito? Sem resposta.
Essa última pergunta é a que custa caro. Quando o fornecedor manda um lote ruim, quem tem rastro liga as peças aos serviços em minutos e chama os clientes certos. Quem não tem, ou chama todo mundo, ou espera o problema aparecer.
As quatro etapas, e o que cada uma exige
Entrada
Compra registrada com fornecedor, quantidade e custo. Sem isso não existe custo médio, e sem custo médio o preço de venda da peça é chute. Vale registrar o fornecedor mesmo quando a compra foi na loja da esquina, porque essa informação só serve quando está completa.
Prateleira
O que importa aqui é o saldo bater com a contagem física. Se não bate, todo o resto vira decoração. Um ponto de reposição por item, mesmo grosseiro, já evita a maior parte das rupturas.
Separação para o serviço
É o momento em que a peça deixa de estar disponível para outro trabalho. Se o sistema só descobre isso quando o serviço termina, existe uma janela em que duas ordens contam com a mesma peça e uma das duas vai ficar esperando.
Aplicação no cliente
A peça saiu do estoque e entrou no equipamento de alguém. Esse é o registro que quase ninguém tem, e é o que responde garantia, histórico e recall.
O rastro precisa apontar para três coisas
Uma saída de estoque útil responde ao mesmo tempo: qual produto, para qual serviço, e para qual cliente ou equipamento.
Movimento que responde só o produto vira uma lista de números que não explica nada. Você sabe que saíram 14 unidades no mês e não sabe para onde foram. Quando o cliente ligar perguntando o que foi trocado no equipamento dele no ano passado, a resposta vai depender da memória de alguém.
Por isso a baixa de estoque na assistência técnica deveria nascer de dentro da ordem de serviço, e não de uma tela separada de movimentação. Não porque é mais bonito, mas porque é o único jeito de a saída já vir com dono. Quando a OS não dá baixa no estoque, esse rastro simplesmente não existe.
Peça de cliente e peça sua não são a mesma coisa
Uma confusão frequente: o cliente traz a peça e você só faz a mão de obra.
Isso não é entrada de estoque. Não custou nada, não é seu, não entra no custo médio e não pode aparecer no saldo. Se entrar, o custo médio daquele item fica errado para sempre, e o preço que você calcula em cima dele também.
O registro certo é na ordem de serviço, como item fornecido pelo cliente, sem tocar no estoque. Você continua tendo o histórico de que aquela peça foi aplicada naquele equipamento, que é o que interessa para garantia, sem sujar o custo.
Por onde começar se hoje não tem nada
Não comece cadastrando o catálogo inteiro. Isso trava a operação por uma semana e costuma ser abandonado no meio.
Comece pelos itens que você usa toda semana, que normalmente são poucos e respondem pela maior parte do movimento. Cadastre esses com custo e saldo real, contados na prateleira hoje. Deixe o resto entrar conforme for usado: na primeira vez que a peça aparecer num serviço, você cadastra ali.
Em duas ou três semanas o catálogo cobre a operação real, e você não parou nenhum dia para construir isso.
Depois que o saldo estiver confiável, vale ler sobre giro e ponto de reposição, que é o passo seguinte: parar de repor no susto.
Quer ver a peça sair do estoque já ligada ao serviço e ao cliente? Crie sua conta grátis e registre a primeira peça aplicada hoje mesmo.